Fattura elettronica con la pec

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La definizione più comunemente usata è che la fatturazione elettronica è lo scambio di un documento di fattura elettronica tra un fornitore e un acquirente. Continua a leggere per saperne di più sulla fatturazione elettronica, cosa significa, come funziona e i vantaggi per le organizzazioni.

Questo scambio elettronico può essere abilitato da due opzioni principali. La prima è una connessione punto a punto tra l’acquirente e il venditore, che è il caso più frequente quando si usa la fatturazione EDI. L’altra opzione è attraverso una rete che collega più acquirenti e venditori. Il modello di rete è il più usato oggi dove si prevede la crescita della fatturazione elettronica, grazie alla sua scalabilità ed efficienza per tutte le parti coinvolte.

Le fatture elettroniche contengono i dati delle fatture in forma strutturata e possono essere importate automaticamente nel sistema di contabilità fornitori dell’organizzazione acquirente. Di solito includono una presentazione visiva dei dati della fattura. Tuttavia, possono essere rese temporaneamente durante l’elaborazione o trasposte in formati visivi.

L’idea della fatturazione elettronica non è nuova. Le fatture elettroniche esistono da 30 anni, utilizzando i formati EDI (Electronic Data Interchange) e XML. Più recentemente, il motore principale dietro l’adozione della fatturazione elettronica è venuto da un livello governativo.

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Una fattura elettronica (o e-fattura) è un file di dati che viene trasferito tra computer e non è facile da capire per gli esseri umani. I formati di file comuni sono XML e EDI. Una fattura elettronica contiene dati strutturati, quindi è più facile per un computer comprenderla e registrarla automaticamente.

Una fattura elettronica è un file digitale costruito sistematicamente con i dati in una posizione fissa e un significato dedicato. Ci sono molti formati diversi per la fatturazione elettronica e attualmente manca uno standard globale. I formati più comuni sono EDI e UBL.

EDI è stato uno standard popolare per molto tempo, ma costoso per le PMI. Una lista crescente di governi in tutto il mondo ha selezionato UBL 2.0 come formato preferito. La Commissione europea (CE) sta lavorando sul suo successore; UBL 2.1. Questo dovrebbe diventare il formato standard per le aziende che trattano direttamente con la CE.

Una fattura digitale è una fattura che può essere visualizzata ed elaborata digitalmente. La fattura digitale è facile da archiviare e collegare al software di contabilità. Con il riconoscimento ottico (OCR) le fatture digitali sono registrate nei sistemi in modo semi-automatico. Questo contribuisce a ridurre la pressione di lavoro.

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In Italia il formato per le fatture elettroniche “FatturaPA” versione 1.2 è utilizzato per tutte le tipologie di imprese, comprese le pubbliche amministrazioni e le aziende private e i professionisti. All’interno di questo formato i codici di trasmissione devono essere diversi:

Nel sistema viene utilizzata la seguente logica per capire dinamicamente se un cliente è pubblico o privato: se la lunghezza del codice ufficio dell’Authority (definito nella sezione Anagrafica vendite del cliente) è 6 allora questo cliente verrà considerato come pubblica amministrazione. Se il codice ufficio dell’autorità è lungo 7 caratteri o non è definito affatto, allora questo cliente sarà considerato come un’azienda privata.

Se il codice ufficio dell’autorità non è definito affatto, allora un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) deve essere inserito a livello di cliente. La definizione della PEC è implementata nel sistema attraverso le proprietà personalizzabili dei documenti Eletronic.  Per abilitarla, è necessario effettuare una configurazione aggiuntiva nel sistema.

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FATTURAZIONE ELETTRONICADal 1° gennaio 2019, come previsto dalla Legge di Bilancio 2018, la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia, nei casi di entrambe, vendita di beni o prestazione di servizi, tra due operatori IVA. (operazioni B2B, cioè Business to Business), oppure nel caso di vendita o prestazione di servizi tra un operatore IVA ad un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).

Si tratta di un processo che prevede l’emissione di una fattura elettronica secondo un formato standard (XML) con specifiche definite dall’Agenzia delle Entrate; la trasmissione della fattura XML attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) al destinatario e la conservazione digitale della fattura elettronica.

Canale di trasmissione e invio: attraverso un canale di trasmissione accreditato, le fatture (XML), vengono inviate al SDI che ne certifica le caratteristiche formali e poi la invia al destinatario utilizzando un codice univoco o un indirizzo email certificato che identifica il destinatario. Consegna: la fattura inviata genererà una ricevuta (Non inviata, inviata o non consegnata, consegnata), che il SDI invierà al mittente.